1.情報漏洩の3割は紙媒体から！|シュレッダーが必要なワケ
シュレッダーはオフィスの必須アイテムです。
昨今、個人情報や企業情報の漏洩のニュースが絶えませんが、情報漏洩は「他人ごと」ではない、ということをご認識頂いている企業様も多いかと思います。 最近の情報漏洩というと、パソコン・インターネットを介した「IT系」を経路とした事故が多いイメージがありませんか？
しかし、ある調査報告※によると、漏洩事件の経路は、その約3割が紙媒体の情報から漏れていると言われています。
急速に、しかも広大なサービス網で発展したインターネットを始めとするIT分野でのセキュリティ対策ももちろん重要ですが、 紙媒体に対するセキュリティ対策として、最低限必要なのがシュレッダーです。 情報を守るため、ひいては企業信用を守るためにも重要なアイテムです。
また、情報を扱う場所により、必要なセキュリティレベルも違います。
今こそ、シュレッダーの配置や活用法を見直してみましょう。
2.機密文書の処理は専門の業者に任せているから大丈夫。それ、本当に大丈夫ですか？
機密回収ボックスってありますよね。一度その箱に入れたら取り出せないし、ボックスごと廃棄するので安全セキュリティーも万全です。と言っています。本当だと思います。
でも、あなたの会社の機密文書が第三者の手に渡るのは紛れもない事実です。
トラックでどこか遠くの処理工場に運ばれたりしています。
その工場で処理待ちのために数日間保管される場合もあるみたいです。
それに、
・回収ボックスを台車で運搬中に横転させて機密文書をバラまいた。
・運搬中のトラックから機密文書の入った段ボールが落下して道にバラまいた。
うそのような話ですが、現実に起こっています。
「機密文書廃棄 事故」などと検索すると事故のニュースや記事が出てきます。
実際、処理業者を使っていたが自社細断に戻した。というお客様もいらっしゃいます。
もう一度言います。
機密文書の処理は専門の業者に任せているから大丈夫。それ、本当に大丈夫ですか？
3.あなたに最適なシュレッダーの選び方
企業の機密情報や個人情報の漏洩防止に欠かせないシュレッダー。
今やどのオフィスにも必要不可欠な物となっています。ただ、シュレッダーの導入を考えた際に正直、「どのシュレッダーを選んだら良いかわからない」のではないでしょうか？
業務用シュレッダーの場合は価格も10万円位から100万円位するものまで様々です。
ここではシュレッダーを選ぶポイントと、それぞれの用途にあったおすすめのシュレッダーをご案内します。
シュレッダーの選び方・ポイント
サイズで選ぶ
シュレッダーには床に置く大型のタイプから、卓上のコンパクトタイプのものまで様々なタイプがありますので設置場所や使う場所に最適なサイズの機種を選びましょう。
そんなに頻繁に使わず、細断用紙もA4以下であれば小型なシュレッダーで十分だと思います。
A3サイズ対応で大量細断出来るシュレッダーは大きくなりがちですがその分、くず箱の容量は大きくなりますのでゴミ捨ての回数が減らせるといったメリットもあります。
また、最近はA3サイズでも場所を取らないスリムタイプのシュレッダーもあります。
最大投入幅で選ぶ
処理をしたい紙のサイズに合わせて、投入できる幅のあるシュレッダーを選びましょう。
たとえば、
A3用紙を細断したい場合は用紙の短い方の幅、297mm以上の投入幅があるシュレッダーを選びましょう。
A4用紙までで良い場合は用紙の短い方の幅、210mm以上の投入幅があれば大丈夫です。
細断方式で選ぶ
シュレッダーには様々な細断方式がありますが、おすすめの細断方式はクロスカットです。それは情報漏えいの防止効果と機器の価格を比較した場合、一番コストパフォーマンスが高いのがクロスカット方式だからです。
ストレートカットやヌードルカットは単に縦に切るだけで、あまり情報漏えいの防止効果は高くありませんのでオフィスへの導入は避けたほうが良いでしょう。
最大投入枚数で選ぶ
最大投入枚数とは一度に何枚までまとめて細断できるかの枚数です。
最大投入枚数が多くなればシュレッダーの価格も高くなります。ご家庭で使用する場合は、5〜10枚程度であれば十分かも知れませんがオフィスで使用する場合は20枚クラスかそれ以上がおすすめです。
それは、最大投入枚数と耐久性は比例しており枚数の数字が大きいほどシュレッダー内の刃やモーターは頑丈なものが使われているからです。
そして、たいていのメーカーで20枚クラスのシュレッダーが機能性と価格を比較して一番コストパフォーマンスが高いからです。
細断サイズで選ぶ
細断後の紙片の大きさです。紙片のサイズが小さくなるほど、情報漏えい防止効果は高くなりますがシュレッダーは高価になります。
また、細かく細断できるシュレッダーは最大投入枚数は少な目(10枚〜20枚位)となりますので、最大投入枚数を取るか、細断の細かさを取るか、オフィスでの情報漏えい防止の要求度によって選びましょう。
ゴミ箱容量で選ぶ
細断した紙くずを溜めておくくず箱(ダストボックス)の容量が小さい場合は、使用頻度によっては頻繁にゴミ捨てをしなくてはなりません。シュレッダーの扉を開けてくず箱からゴミを取り出す際に、どんなシュレッダーでも細断くずが多かれ少なかれ床に飛び散ります。
紙くず捨ての度にオフィスの床掃除をしていたら業務効率も落ちますし、ストレスもたまってしましますよね。
オフィスの面積に余裕がある場合は80〜90L位の大容量のタイプがおすすめです。
静音性で選ぶ
最近のシュレッダーは動作音にも気を配った製品が多く、一昔前と比べ静かになりました。
しかし、シェアオフィスや音を気にされるお店などでは、シュレッダーを選ぶポイントの一つとして考えておいた方が良いでしょう。
一般的に、運転音が60dB（デシベル）以下であれば比較的静かと言えます。
連続使用時間(定格時間)で選ぶ
連続使用時間とは一度に連続して細断できる時間のことです。
シュレッダーは裁断するカッター刃を回すモーターの焦げ付きを防止するために一定の温度を超えるとモーターの熱を冷ますために強制的に止まります。
シュレッダー内のモーターの性能によって連続使用時間は変わってきますが家庭用や安価なシュレッダーは、この時間が短く大量に細断したい時にモーターが冷えるのを頻繁に待たないといけなくなりストレスを感じるかもしれません。
この連続使用時間は室温などの稼働条件によっても変わってきます。最近の高性能機では「定格時間：連続」という時間制限のない機種もあります。
付加機能で選ぶ
シュレッダーは紙からの情報漏えいを防止するため紙を細断する機器ですが、それに伴う付加機能もシュレッダーを選ぶポイントの一つとなるでしょう。
4.シュレッダーの細断方式
シュレッダーには様々な細断方式があります。
■ストレートカットとは？■
縦方向にだけ細断する方式。縦に切るだけですので機密保持は低く、カットした紙が復元されてしまう可能性があります。
オフィスでシュレッダーの導入をお考えでしたら、ストレートカット方式のものは避けておいた方が良いです。
ただし、細断方法が簡単な分、細断音は静かでカッターの耐久性に優れており、細断くずを古紙としてリサイクルしたり梱包材として再利用することが可能です。
■クロスカットとは？■
現在、最も普及しているタイプで、ストレートカットに加え一定間隔ごとに横にも切る方式です。
縦・横にカットするからクロスカットと言います。ストレートカットと比べ格段に細断能力は高くなっています。
■マイクロカットとは？■
クロスカットよりもさらに細かく細断する方式で、おおよその細断紙片が10×20mm以下のモノを指します。
そのため、クロスカットより機密保持能力が高いカット方式となります。
また、細断くずが細かくなりますので、ストレートカットやクロスカットに比べくず箱に入る紙片くずの容量も増え、ゴミ捨ての回数も減らせるというメリットもあります。
■スパイラルカットとは？■
明光商会の製品の用語で縦にストレートカットした後、横切りする機能を付けたものを指します。
高性能な細断方式で、機密保持能力に優れています。クロスカットと似た細断方式だと思って頂いて問題ないでしょう。
■ダブルカットとは？■
２種類のカッターで縦・横、２段階にカットする為、平面状に細断が可能であり、細断紙片が嵩張らず、効率のよい蓄積が可能です。
5.シュレッダーの付加機能
シュレッダーは紙からの情報漏えいを防止するため紙を細断する機器ですが、それに伴う付加機能もシュレッダーを選ぶポイントの一つとなるでしょう。
■CD・DVD細断■
シュレッダーの中にはCDやDVDも細断できるものがあります。そうした機能を備えたものを選ぶのも良いでしょう。
また、紙細断とは別にCD・DVD専用として用意するオフィスも増えています。その方が使い勝手が良くゴミ捨ても楽な場合もあります。
■クレジットカード細断■
たいていCD・DVDなどのメディア細断が可能であれば対応していますが、まれに不対応のシュレッダーもありますので注意してください。
■省エネ・エコ機能■
高性能シュレッダーの中には、細断する用紙の枚数・厚さを自動感知してモーターのパワーを必要最低限に抑え消費電力を少なく出来る機器があります。
■危険防止機能■
細断作業中の異物混入や誤動作の際に緊急停止が可能な「非常停止ボタン・スイッチ」を装備していたり、事前にネクタイなどの誤投入を防止するセンサーを備えている機器もあります。
■細断くず圧縮機能■
くず箱(ダストボックス)にたまる細断くずをシュレッダー内で圧縮(プレス)して、より多くの細断くずをくず箱に収める機能です。
圧縮する方式には数種類ありますが、どれも目的は同じです。
・バイブレーションプレス
くず箱に振動を与えることで、片寄った細断くずを均等にならします。
・ファンプレス
内蔵ファンが回転して細断くずを均等かつ隙間を埋めるように押しならします。
・ローリングプレス
ローリングプレスが全体にくまなく移動することにより、片寄った細断くずを均等に押しならします。
6.それ本当に業務用シュレッダーですか？？
ネット通販や量販店で1万円くらいのシュレッダーを「業務用」と明記して販売しているところや、 細断枚数が5枚程度で連読時間も5分くらいのシュレッダーを「業務用」と表記しているメーカーもあります。
1日に2，3枚の細断でしらた十分かもしれませんし「仕事で使っていれば業務用」かもしれません。
でももし、
あなたのオフィスが5名以上または1日に10枚以上細断されるのでしたら「本当の業務用」のシュレッダーをおすすめします。
サガス定義する「業務用シュレッダー」とは？
業務用シュレッダーと言われても、何が「業務用」で、何がそうではない（個人向け）なのか、「？」ですよね。
しっかりとした基準はありませんし、メーカーや販売店が「これはのオフィス向けの業務用です。」と言えばそうなります。
「業務用」と表記していても安価なシュレッダーは耐久性が低く、短期間で故障してしまうケースがあります。
細断できるサイズや一度に処理できる紙の枚数・細断紙くず箱の収容量・カッター刃やモーターの耐久性など色々と違いがあり、価格帯も1万円でお釣りがくる物から、数十万円する機械まで多数あります。
日進月歩で進化しているOA機器ですが、その中でもシュレッダーは比較的進化が落ち着いており、新機能が付いたからといって細断の精度が極端に劣ったり、壊れたりしない限りは買い替えることはあまりないライフサイクルの長い機器だと思います。
ですから、長期間安心して使える、利用状況に適したシュレッダー選びが大切になります。
サガスが紹介する「本当の業務用シュレッダー」は一度購入すれば5年〜長いと10年くらいまで使えます。
※機械寿命をお約束するものではありません。
サガスには「業務用」と定義する独自の判断基準があります。それは、
- 筐体が丈夫、スチール製であること。
- 連続運転時間が10分以上であること。
- 最大投入枚数が10枚以上であること。
（超マイクロカットを除く） - くず箱容量が、A3サイズの場合70L、A3スリム型の場合40L以上あること。
- 故障時に代替え機の用意があること。
- 保守契約を設けていること。
これらの判断基準を満たしているシュレッダーであれば長期間安心してご利用いただけると思います。
業務用と表記していても10万円以下の安価なシュレッダーは筐体がプラスチック製だったり、カッター刃は金属製でも周りの部品・モーターの駆動を伝えるギア(滑車)などがプラスチック製の場合があります。
部品の多数がプラスチックで作られているため安価で軽量、移動もラクラクと、いいことずくめの様ですが、
カッター刃はもちろん、筐体や周りの駆動系部品も丈夫な金属で作られている「本当の業務用シュレッダー」には耐久性・製品品質では到底かないません。
導入コストは上がりますが、価格差を上回る品質・使用時の快適性があり業務効率の向上も期待できます。
ですから、サガスが定義する条件を満たした本当の業務用シュレッダーを強くおすすめします。
7.業務用シュレッダーの導入事例
導入事例その1 処理業者と自社細断のハイブリッド運用
シュレッダー導入を検討でお問い合わせを頂いた企業様のオフィスに訪問したところ、従業員様が80名位いらっしゃる広いフロアーでしたが、シュレッダーは1台で良いとの事でした。
到底1台では処理しきれないと思いましたので運用方法を聞きましたところ、機密性の低い書類は処理業者へ、本当に漏洩してはいけない機密書類だけ自社の専門部屋でシュレッダーを使い細断処理をしているので
1台で十分、今回は使用中のシュレッダーの老朽化により買い替えを検討との事でした。
すべての書類をシュレッダーで細断するには時間も労力もかかり、人件費も考えると処理業者に出した方が安いがかもしれないが本当に漏洩してはいけない機密書類は怖くて業者には任せられないそうです。
シュレッダーで細断するための小部屋があることから、静寂性よりも大量細断を優先したハイパワーの55枚細断可能なシュレッダーを提案、導入して頂きました。
導入事例その2 すべての機密書類の処理を自社細断に変更
とある大企業の購買担当の方からこんな相談を受けました。
「機密文書の処理には専門の溶解する業者に出しているが、運搬中のトラックが書類を道に散乱させたニュースを見て自社処理に切り替えようと思っている」との事で、詳しく聞いてみるとどうやら関連会社が被害にあわれたようでした。
（本当のはなしです！
ビルの3フロアーを使っている企業様で、細断音も気にされていましたのでミドルクラスの25枚細断可能なシュレッダーを各フロアーに1台ずつ、計3台導入して頂きました。
8.信頼のある業務用シュレッダーメーカー ３社
サガスおすすめの業務用シュレッダーメーカー３社をご紹介・各社の歴史や特徴をご覧ください。
オフィスファニチャーを手広く展開している総合事務機器製造販売メーカー
1792年（寛政4年）の創業の老舗事務機器製造販売メーカー
言わずと知れた業界最大手、業務用シュレッダー国内シェアNo.1のメーカー
9.まとめ
昨今、一時期処理業者を使っていたが、業務用シュレッダーを導入して再び自社細断に「戻した」という企業様が大変多いです。
その際、多くのご担当者の方に「どのシュレッダーにしたら良いかわからない。どれも同じに見える」と言われます。
同じような疑問を持たれましたら、サガスにお気軽にお問合せ下さい。
そのときには、
- 「よくカットする書類内容は？」
- 「パワー重視？セキュリティ重視？」
- 「お使いになるおおよその人数は？」
- 「1日に細断するおおよその枚数は？」
- 「置き場所のスペースは十分にあるか？」
などを教えていただけると、よりスムーズにおすすめのシュレッダーをご案内する事ができます。
また、ご予算についても是非ご相談下さい。一括購入でも、月額（リース）でもご案内致します。
最後までご覧頂いたという事は、シュレッダーの導入を検討しているという事ですよね。
それでしたらぜひ、サガスにご相談ください。