コピー機・複合機の耐用年数について｜コピー機・複合機お役立ち情報｜サガス

1.コピー機/複合機の「法定耐用年数」の基礎知識

法定耐用年数は、減価償却資産の法定上で定められた、使用可能な期間のことです。あくまでも「法定上の使用可能期間」ですので、実際には法定耐用年数は超過しても利用できます。
まずは、複合機・コピー機の法定耐用年数についてきちんと理解していくところから始めしょう。複合機・コピー機を始めとした機器はそれぞれに耐用年数が異なり、正確に見積もるのはほぼ不可能です。 そこで税法で各種機械の減価償却資産を細かく分類することで、大まかな耐用年数を設定しているというわけです。

複合機・コピー機の耐用年数は5年

結論から言えば、複合機・コピー機の耐用年数は「5年」です。複合機・コピー機の寿命は印刷枚数300万枚が目安のひとつとなっていて、 これを基準に5年が算出される仕組み。つまり新品の複合機・コピー機を導入したら、法定耐用年数は5年に設定されると覚えておけばOKです。 中古の耐用年数については後述する「複合機・コピー機の耐用年数は中古だと何年？」を参考にしてください。

法定耐用年数を超えたら使えない？

複合機・コピー機の耐用年数が5年だからといって、それ以上使ってはならない、ということはありません。5年以上利用し続けても全く問題ないので、メンテナンスを行うなど、 大事に使ってあげたいものです。使い方にもよりますが、耐用年数の2倍、3倍と長く使い続けているオフィスもたくさんあります。 逆に法定耐用年数に満たないうちに故障してしまうケースもあります。その場合は減価償却による税金の軽減が適用されず、 余計な税金の支払いが発生するので、オフィスにとって損失となる可能性が考えられます。
そうならないために、必要なメンテナンスを行う、過度な稼働を避ける、オフィスに合わせた機種を選ぶ、といった工夫が必要になるでしょう。

2.複合機・コピー機の「減価償却率」って？

複合機・コピー機は事業資産である「減価償却資産」に該当すると税法上で定められています。 そのため、減価償却率に従った必要経費を計上しなくてはなりません。 そこで必要になるのが、ここまでに紹介してきた「法定耐用年数」です。 ここからは複合機・コピー機の減価償却に関する次の2つのポイントを紹介していきましょう。
・減価償却は使用年数により費用を分割して計上する考え方
・減価償却率の計算方法
それでは各ポイントを詳しくみていきます。

そもそも減価償却とは？

減価償却は事業にかかった費用を全額計上するのではなく、耐用年数に応じて、分割して計上する考え方です。
例えばコピー機/複合機に50万円の費用がかかったとしましょう。前述の通り、コピー機/複合機の耐用年数は5年です。 そのため、最初の年に50万円を計上するのではなく、毎年10万円ずつ、分割して計上する、といった具合になります。
このように、長期的に使用するために支払った費用は、最初に全額を計上するのではなく、使用年数に応じた費用を少しずつ計上するべきだという考え方が「減価償却」です。
この減価償却がなければ、機器を購入した年は購入費の分だけ赤字になり、翌年以降は購入費の分だけ黒字になる…といった正確な損益を算出するのが難しくなってしまいますよね。
複合機・コピー機は長期に渡って使用し続ける資産なので「減価償却の対象」と覚えておきましょう。

減価償却率の計算方法

減価償却の計算方法は大きく分けると「定額法」「定率法」の2種類があります。
・定額法
定額法は固定資産の取得金額を耐用年数で割り、同額ずつ毎年償却していく方法です。
取得金額には資産の購入金額と、購入するために必要な運賃、購入手数料なども含まれます。 前述の通り、コピー機/複合機の耐用年数は5年と法律で定められていますので、100万円÷5年となり、毎年20万円を償却していきます。 このように定額法は単なる割り算ですので、減価償却計算方法としてはもっとも簡単だといえるでしょう。
最後は残存価額の1円を残しますので、5年目の償却額は正確には19万9,999円を償却します。 残存価額とは、償却しても資産の価値がまったくゼロになるわけではないため、帳簿上の価値を残すために設けられています。
・定率法
定率法は、毎年の残存価額から一定の割合で償却していく方法です。定率法は定額法の2倍で償却する計算方法ですので、200％定率法とも呼ばれています。 この定率法で計算すると、初年度がもっとも償却金額が大きくなり、年数が経過していくに従って少額になります。コピー機/複合機の場合、5年の耐用年数ですので 償却率は定額法（1÷5年＝0.2）の2倍である0.4です。これに取得金額・残存価額を掛け合わせていき、最終的には残存価額が1円になるよう調整します。

また、償却については最低償却額（「償却保障額」という）が決められていますので、まずはその金額を計算しておきます。 今回の場合、耐用年数が5年ですので償却保障額は10.8万円（100万円×保障率0.10800）です。この金額を下回らないように償却します。
各年の償却額は下記のとおりです。
1年目…100万円×0.4＝40万円
2年目…（100万円-40万円）×0.4＝24万円
3年目…（100万円-40万円-24万円）×0.4＝14.4万円
4年目…（100万円-40万円-24万円-14.4万円）×0.5＝10.8万円
5年目…（100万円-40万円-24万円-14.4万円-10.8万円）×0.5-1円＝10万7,999円
残存価額…1円

定額法と定率法のどっちを選べば良い？

大きな利益がすぐに上がる見込みがない場合は、定率法を採用すると赤字に陥る可能性があり、出資者や銀行の評価が悪くなる可能性があります。
もし当てはまるなら「定額法」を選んだほうが良いでしょう。
一方で大きな利益が出て、税金が高すぎる場合は定率法を選ぶことで節税効果が見込めるケースもあります。
定額法で減価償却費を計上している場合のみ定率法に変更できるので、どちらにしようか悩んでいるなら「定額法」を選ぶのが良いでしょう。

少額減価償却資産の特例がある

従業員数1,000人未満で青色申告をおこなっている個人事業主や、資本金1億円以下の法人は、 取得金額30万円未満の資産であれば一括で費用計上してもよいことになっています。 少額減価償却資産の特例という制度があるためです。30万円未満という条件を満たしていれば、 無形固定資産もこの特例の対象に含まれますので、商標権やソフトウェアを購入する際にも利用できます。

3.複合機・コピー機の「リース契約」と「耐用年数」の関係

ここまでに紹介してきたように、コピー機/複合機の法定耐用年数は「5年」と定められています。 つまり法的に「複合機・コピー機は5年を目処に使い続けられる」と見積もられていて、 この考え方はリースにも反映されることが多いです。
多くのリース会社が5年のリース期間を設けているのは、こういった背景があるからです。 しかし5年未満でも、5年以上でも契約することができます。それではそれぞれのメリット・デメリットを考えてみましょう。

5年以上で契約した場合

リース契約の対象機器は別途保守契約をしておくことによって、基本は無料で修理が受けられます。 しかし頻繁に故障すると、オフィスの生産性が落ちるなど業務に支障をきたす可能性もありますので、 印刷頻度が少なく、できるだけ月々の費用を抑えたい！という方は5年以上のリース契約を検討してみると良いでしょう。

5年未満で契約した場合

例えば3年のリース期間で契約すれば、分割回数が少なくなる（36ヶ月）ので月々の支払額が高額になってしまいます。 しかし短いスパンでコピー機/複合機の入れ替えができるため、最新モデルを導入しやすいのが大きなメリットといえるでしょう。 使用頻度が高いオフィスや、高画質なプリントが必要なオフィスは検討してみてはいかがでしょうか。

4.複合機・コピー機の耐用年数は中古だと何年？

複合機・コピー機の耐用年数は、基本的に新品を対象に設定されていますが、中古品だからといって除外されるわけではありません。 中古は製造年月日から耐用年数を見積もるのが一般的です。
耐用年数の計算は次の2ケースが挙げられます。
・法定耐用年数を超過している場合
・法定耐用年数を一部だけ超過している場合

法定耐用年数を超過している場合

製造年月日から起算して、法定耐用年数を超過している場合は「法定耐用年数の20％」が耐用年数として見積もられます。 コピー機/複合機の耐用年数は5年なので、5年×20％＝1年となります。

法定耐用年数を一部だけ超過している場合

法定耐用年数から経過年数を差し引いた数に、「経過年数の20％」の数字を足したものが耐用年数の見積もり数になります。 コピー機/複合機の耐用年数は5年なので、仮に製造年月日から2年経過しているなら、3年+（2年×20％）＝3年4ヶ月が見積もり耐用年数になります。

5.まとめ

今回はコピー機/複合機の法定耐用年数や減価償却率の計算方法、リースとの関係などを紹介しました。 最後にもう一度、法定耐用年数についておさらいすると、複合機・コピー機の法定耐用年数は5年、 5年を過ぎたからといって使えないわけではありません。 「コピー機/複合機にも耐用年数があるの？」「中古品の場合、どうやって計算すれば良いの？」と気になっている方は、 ぜひこの記事を参考に、どんな複合機・コピー機を選べば良いのか検討してみてください。 耐用年数についてよく分からないことがあったり、オフィスに合わせたコピー機/複合機の導入を検討されている方は、 お気軽にSAGASまでご相談ください！