1. はじめに
オフィスで扱う文書・書類を電子化して紙の使用量を減らす「ペーパーレス化」の流れは近年さらに注目を浴びています。
昨今、テレワーク化も進み働き方も変貌してきており、文書・書類の取り扱い方も変わってきております。
これからますます紙でのやり取りは減り、あらゆる「書類」はデータ化されていくでしょう。
電子帳簿保存法の改正もあり、領収書や請求書などを電子化していくうえで、いま注目され多くの企業が取り組んでいます。
それでは「ペーパーレス化」とは。その具体的な対応方法や、メリット・デメリットなどをご案内します。
2. ペーパーレス化とは
文字通りオフィスなどで扱う紙媒体の「書類」を「電子化」して紙の使用量を減らすことです。
その効果として紙媒体が減るため、書類の発行・保存・管理にかかるコストを削減できます。
また、紙を使用しないことにより、不要となった機密文書などを細断処分する手間と費用を削減することも出来ます。
これは焼却・溶解処分という行為を減らし環境保全活動・社会貢献にもつながり、企業の評価が上がる一つとなり得ます。
こういった背景もあり多くの企業が今ペーパーレス化に取り組んでいます。
3. ペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化は紙の使用量が削減するといった効果だけでなく、他にもメリットがあります。
ペーパーレス化により、文書・書類を紙媒体に印刷する手間、保管する手間や場所を削減できるだけでなく、従業員に手渡したり、クライアントに配布するといった業務の手間も減らせます。
また、用紙代金・印刷代金・紙の保管費用・不要紙の処分費用など、コストを削減する事ができます。
ペーパーレス化によって電子化した書類は、セキュリティ対策の施されたクラウドストレージや専用管理システムでの保存するようにしましょう。
各個人のパソコンに保存したり、USBメモリーで受け渡しをする行為はハイリスクです。
代表的なクラウドストレージはセキュリティ対策が十分にされており、利用者自身が削除しない限りは電子化した書類を紛失する可能性は極めて低いです。
紙媒体の場合は、知らない間に他人に持っていかれたり、紛失したりといったリスクが発生します。
また、大量に書類がある場合は書庫や相応なスペースが必要となりますが、クラウドストレージに保存することによって、それらの設備は必要がなくなります。
先にも少し書きましたが書類の電子化により環境保全活動、強いてはSDGsへの取り組みにもつながり、企業イメージの向上にもなります。
SDGsの掲げている「働きがいも経済成長も」「つくる責任つかう責任」「陸の豊かさも守ろう」の目標に該当します。
これらにより、業務効率の改善、コスト削減、セキュリティ強化、環境保全活動、企業イメージ向上が実現できます。
サガスでは、セキュリティ対策の施されたクラウドストレージとして、GoogleWorkspaceを取り扱っております。
導入ご検討の際は販売パートナーである弊社へご相談ください。
GoogleWorkspaceは、Googleが提供しているグループウェアツールです。
4. ペーパーレス化のデメリット
ペーパーレス化によって業務効率の改善やコスト削減といったメリットが見込まれる一方で、デメリットもあります。
まず、電子化された「データ」を閲覧する際に映し出す装置が必要となります。
パソコンやスマートフォン・タブレット、デジタルサイネージなどが該当します。
それらを導入する設備投資にコストがかかりますし、閲覧する機器の操作にもなれる必要もあります。
とは言え、スマートフォン・タブレットは直感的に操作ができますし、昨今はお求めやすい価格の機器が増えてきましたので相対的にはメリットの方が大きいかと思います。
5. ペーパーレス化の方法
ペーパーレス化に取り組んでいくには、これから発生する書類関係や情報の電子化と、既存の書類も電子化していく必要があります。
発生する情報の電子化とは、一体どういう事でしょう。
それは、パソコンで作成した文書や資料をPDFなどでデータ化して配布したり、FAXを送る際も紙に印刷せずパソコンからダイレクト送信したりする事です。
通常であればFAXがくると紙で出力がされますが、「ペーパーレスFAX」対応の複合機であれば、受信したFAXデータを紙に出力せずメールやサーバーにPDFなどにして転送して保存ができます。
既存の書類の電子化とは、スキャナ装置で紙原稿を読み取りデータ化する事です。
昨今では、高速で高価なハイクラスの複合機にしか搭載していなかった自動両面同時読込が可能な原稿送り装置＜1パス両面対応＞が
導入しやすい価格のエントリーモデルにも装備されるようになってきましたので、スキャン時間の大幅な短縮が手軽に出来るようになりました。
また、大量の書類を電子化する場合は、作業時間やコストを考慮すると、スキャニングサービスを専門とする業者もありますのでそちらを利用する事も一つの手段です。
6. コピー機・複合機を活用したペーパーレス化の手段
パソコンで作成した文章・書類のダイレクトFAX送信や、受信FAXのデータの転送、既存紙原稿のスキャニングによるデータ化など、
近年のコピー機・複合機であればこれらの事を1台で処理することが出来ます。
受信FAXを、PDFファイルなどへ変換してE-Mail送信したり、ファイルサーバーや各自のパソコンのフォルダーに送ることができます。
また、スキャンした原稿も受信FAXと同様の事が出来ます。この様な機能を「SEND機能」と言います。
また、紙原稿をスキャナで読み取りする際にOCR（光学文字認識）化する事が出来る複合機もあります。
OCR化とは紙媒体の活字や手書き文字をスキャナで読み取った際に文字データに変換してテキストデータにします。
そのテキストデータをPDFファイルに組み込む事も出来ますので、そうした場合はキーワードによるデータの検索が可能になります。
ちなみにGoogleDriveにPDFファイルを保存すると自動的にOCR化され、GoogleDrive内でキーワード検索が可能になります。
これら、メーカーの動きからも紙原稿をスキャニングしてデータ化するという事が、これからのオフィスの在り方として重要視されてきている事が伺えます。
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